3 أشياء تمتاز بها الخطط الجيدة

نجاح أي مشروع من عدمه يرتكز بشكل كبير علي جودة الخطة، إذ كيف للمشروع أن يستمر ويتحدي العقبات التي تواجهه من غير خطوط عريضة توضح مسار النشاطات التي سيتم إنجازها بل وأيضا المنافذ السرية التي سيتم أخذها عندما تشتد الأزمات ويتقدم المشروع في مراحله.

بناء الخطة قد يبدو بالأمر الصعب عند بداية المشروع وهو شعور اعتيادي إذا سلمنا بأن الخطة مبنية علي توقعات وفرضيات هي أفضل مايستطيع الشخص المسؤول تخمينه عند بدأ العمل علي بناء الخطة، ولكن بصرف النظر عن أن الخطة هي جملة من التبؤات (أحيانا أكثر واقعية من مجرد تنبؤات) فإن المسؤول عن الخطة لا يزال بمقدوره فعل الكثير من أجل إنشاء خطة قادرة علي الصمود أمام اضطرابات طقس سوق العمل المتقلبة.

تنطوي خطط المشاريع الناجحة علي العديد من المزايا التي إن تواجدت فإن ذلك من شأنه الرفع من فرص نجاح المشروع ويضمن حصول المرجوا من الخطة ويعطي للشخص المسؤول عن إدارة الخطة الثقة الكافية للمضي قدما والبدأ في العمل علي المشروع، وسأطلعك في هذه المقالة عن بعض من تلك المزايا التي يتعين علي كل مسؤول العمل علي إنجازها.

توثيق معالم المشروع والنتائج المرجوة بكل وضوح

احتجت البدأ من هذا الجانب وذلك لشيوعه وأهميته في نفس الوقت، العديد من خطط المشاريع تقوم برسم المدة الزمنية لتسليم مايجب العمل عليه ولكن دون الخوض في معالم المشروع أو Milestones التي سيتم إنجازها ليس فقط عند نهاية المشروع ولكن عند كل مرحلة زمنية معينة بداخل الجدول الزمني لعمر المشروع.

تسليط الضوء علي ماتم وسيتم إنجازه بشكل دوري يساعد علي بناء الثقة التي أنت بحاجة إليها مع أعضاء المؤسسة الواحدة ولاسيما الإدارة العلية بداخل الشركة، تحقيق وإنجاز معالم الخطة (علي سبيل المثال تجهيز فريق العمل وتعيينه كمعلم يتم إنجازه خلال الشهر الأول) وتحقيق ذلك علي أرض الواقع يعطي للإدارة الثقة بسير خطة العمل والتطلع لرؤية المزيد من المشروع.

البعد الأخر هو الوضوح التام فيما يتعلق بمخرجات المشروع وتذكير الأفراد المعنيين بالنتائج المرجوة وزيارتها بشكل متواصل وذلك لإبقاء الجميع علي اطلاع مستمر بأخر التطورات والمستجدات وأخذ رأي الإدارة العليا بما يخص أي تغير في اتجاه المشروع.

إعطاء جدول زمني واقعي

دعني أخبرك عن أكثر الأخطاء التي تقع بها الجداول الزمنية، أغلبها يفتقر لعنصر الإحتياط عند التخطيط.

المقصود بالإحتياط هنا هو إضافة مدة زمنية بمجموع أيام الجدول الكلي للإحتياط لأي مشاكل قد تقع عند بدأ الشروع بالعمل وتحسبا لأي مفاجئات مستقبلية لاقدرة لنا بتوقعها، مدة الإحتياط الزمنية ونسبتها تتراوح من مشروع لأخر (حجم المخاطر وطبيعة ماينتجه المشروع تلعب دور في ذلك).

العنصر الاخر الذي يجعل من الجداول الزمنية أكثر واقعية هو صحة التقدير والحساب عند تخطيط نشاطات الخطة، معرفة أعضاء الفريق لبعضهم البعض وفهمهم لمتطلبات السوق وبيئة العمل بداخل المؤسسة كلها عوامل من شأنها تحسين عملية الحساب والتقدير في هذا النطاق.

الحفاظ علي تركيز فريق العمل

من السهل جدا المحافظة علي وتيرة العمل واتجاه سير المشروع عند المراحل الأولي منه، ولكن بمجرد دخول المشروع في المراحل المتقدمة ومع ارتفاع وتيرة العمل فإنه يزداد معها كثرة المهام التي يتوجب علي فريق العمل إنجازها وتكثر مسئلة إنجاز المهام المتعددة في نفس الوقت الأمر الذي يقلل من تركيز الفريق وغالبا مايؤثر أيضا مستوي الإنتاجية وعلي جودة مخرجات المشروع.

الحل هو الرجوع المستمر إلي خطة العمل (حتي بشكل يومي كما هو الحال في المشاريع المرنة عبر مايعرف بالاجتماع اليوم أو Daily Stand-up) وهو أمر حتمي لاسيما في المراحل المتقدمة من المشروع، فمن خلال زيارة خطة العمل بشكل دوري فإن الفريق يذكر نفسه بالأهداف التي يتعين عليهم التركيز عليها خلال كل مرحلة من المشروع الأمر الذي يساعد علي تعديل دفة القيادة وإرجاع المركب علي الطريق الصحيح.

يلعب مدير المشروع أو المشرف علي إدارة الفريق دورا رياديا في هذا المجال، الخطط الناجحة تمتاز بوضوح الأهداف التي وضعت من أجلها، يجب هنا التمييز مابين التركيز علي إنجاز الهدف الذي وضعت من أجله الخطة وبين حاجة الرد السريع لمتغيرات سوق العمل ومتطلبات الزبائن، فالاولي هي أهداف استراتيجية والثانية هي أهداف تكتيكية.